Pourquoi une GED ?

Le besoin de gerer ses documents électroniques

La Gestion Electronique de Documents, longtemps cantonnée chez les grands groupes, devient aujourd'hui un besoin chez les TPE, PME et collectivités qui ont besoin de mieux ranger, classer et retrouver les documents informatiques de plus en plus nombreux.

Par ailleurs, l'outil informatique étant devenu depuis des années l'outil exclusif de gestion, tous les documents papiers internes (processus métiers) ou externes (facturation, courrier administratif...) doivent intégrer le flux numérique pour une gestion efficace. La GED Open Source intervient ici pour unifier les processus métiers de l'entreprise au travers, si c'est nécessaire, d'une numérisation qui peut aller jusqu'à un archivage à valeur légale.

Issu des contraintes technologiques des années 70 le rangement des fichiers dans une arborescence unique de dossiers ne permet pas un classement multi critères correspondant aux usages des différents services de l'entreprise ni une recherche rapide sur autre chose que le nom du fichier.

Un service commercial ou un service achat va manipuler des documents communs mais qui seront classés et retrouvés selon des logiques différentes.

GED et bases de données

La démocratisation des bases de données avec leur capacité d'indexation, de recherche et de classements multiples permet de remplacer un stockage figé par une classification multi formes qui correspond aux usages de chacun ce qui dynamise les solutions de gestion électroniques de documents.

Par ailleurs la nomadisation du travail avec la multiplication des lieux de travail implique le besoin d'accéder aux documents (et non plus seulement aux mails) depuis différents lieux. Ici le formidable essort des technologies web et mobiles permettent de remplir cette fonction mais, encore une fois, en se passant d'un stockage fichier traditionnel sur un serveur de fichiers.

L'apport de l'Open Source

La philosophie de l'Open Source, face aux solutions propriétaires, est de partager les développements informatiques dans le but d'une libre circulation des idées et des outils. Une des conséquences directes de cette impulsion pour la gestion électronique de documents est l'extraordinaire vivacité des communautés de développeurs autour de solutions diffusées et améliorées sans cesse bénévolement. L'Open Source garantit d'une part une meilleure qualité de code par un partage et un contrôle plus ouvert des sources informatiques. Il garantit d'autre part l'indépendance d'un client à son fournisseur car une solution de GED Open Source bien connue proposée par un prestataire peut être d'autant plus facilement reprise par un autre.
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