Versions des documents

Une des fonctions principales d'une gestion électronique de documents (Open Source ou propriétaire) est de gérer le cycle de vie du document et notamment ses différentes versions.

Dans la solution FlexiGED nous sauvegardons automatiquement une nouvelle version du fichier à chaque enregistrement du fichier. 

On peut ainsi récupérer une ancienne version du fichier à tout moment. 

Le contrôle de version est une fonctionnalité clé dans une solution de GED (gestion électronique de documents). Elle permet de suivre l'historique des modifications apportées à un document au fil du temps, ce qui peut être très utile pour les entreprises qui ont besoin de gérer des documents critiques pour leurs activités.

Le contrôle de version dans une solution de GED permet de stocker plusieurs versions d'un même document, chacune ayant une date et une heure d'enregistrement. Chaque version peut être marquée avec une description de la modification apportée et le nom de la personne ayant effectué la modification. De cette manière, les utilisateurs peuvent facilement identifier la version la plus récente et les modifications apportées depuis la dernière version.

Le contrôle de version est également utile pour la collaboration sur des documents. Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un même document, il est important de suivre les modifications apportées et de s'assurer que tous les collaborateurs travaillent sur la même version. Avec le contrôle de version, les utilisateurs peuvent facilement savoir qui a apporté des modifications et quand elles ont été effectuées.

Le contrôle de version est également utile pour la conformité et la gestion des risques. Les entreprises doivent souvent respecter des réglementations strictes en matière de conformité, ce qui peut nécessiter une documentation détaillée des modifications apportées à des documents critiques. Le contrôle de version permet aux entreprises de fournir facilement ces informations en cas d'audit ou de demande d'information.

Enfin, il est important de noter que le contrôle de version est une fonctionnalité standard dans de nombreuses solutions de GED. Les entreprises doivent s'assurer que leur solution de GED prend en charge le contrôle de version et qu'elle offre des fonctionnalités suffisantes pour répondre à leurs besoins spécifiques. Certaines solutions de GED peuvent offrir des fonctionnalités avancées telles que la fusion de versions, la comparaison de versions et la restauration de versions antérieures. Les entreprises doivent évaluer soigneusement leurs besoins en matière de contrôle de version et choisir une solution de GED qui répond à ces besoins de manière efficace et efficiente.