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Gestion électronique de documents Open Source

Pulsar Informatique accompagne depuis son début des entreprises et collectivités dans l'optimisation de son informatique. Parmi les principaux outils de partage et de diffusion qui composent les enjeux IT de nos clients, la Gestion Electronique de Documents ou GED est certainement celui qui prend le plus de poids aujourd'hui au sein d'un ECM (Enterprise Content Management) qu'on appelait encore hier Intranet.

GED Open Source: documents et processusLa gestion électronique des documents (open source ou propriétaire) désigne l'ensemble des procédés procédés informatisés et les logiciels associés pour aider à l'organisation, l'indexation, le classement, la recherche et l'exploitation des documents électroniques au sein d'une organisation.

L'ECM désigne moins l'outil technique utilisé mais l'ensemble des services informatiques mis à disposition des utilisateurs pour gérer les contenus numériques de l'entreprise. L'ECM regroupe autant les documents digitalisés que la dématérialisation des processus métiers de l'entreprise. Il s'agit de fluidifier les flux d'information entre les services par une numérisation des contenus et des process.

L'outil ged met principalement en œuvre des systèmes d'acquisition (numérisation de masse de documents papiers), d'indexation, de classement, de stockage, d'accès (navigation et recherche) et de diffusion des documents dans un souci d'ouverture sur des standards. Mais elle concerne aussi la numérisation des processus métiers au travers de mécanismes de formulaires en ligne selon un workflow métier. La Gestion électronique de documents participe ainsi aux processus de collaboration, de capitalisation et d'échange d'informations. Elle prend en compte le besoin de gestion des documents selon leur cycle de vie, de la création à l'archivage en passant par la gestion des différentes versions. 

Gestion documentaire et infogérance

Pulsar Informatique, de part sa double compétence en infogérance et en agence web, propose des logiciels de gestion documentaires (Open Source ou propriétaires) adaptées aux TPE et PME dans un objectif de gains en qualité et en coût rapide pour les organisations, qu'il s'agisse d'entreprises privées ou d'administrations. À titre d'exemple, le retour sur investissement d'un projet « standard » de dématérialisation de factures est inférieur à un an. Depuis 2005 nous intervenons pour concevoir et réaliser des architectures réseau (intranet, extranets) pour partager des documents électroniques. C'est cette expertise d'infogérance qui alliée à notre compétence web reconnue qui nous permet de développer des solutions de gestion électronique de documents sur mesure pour les TPE, PME et collectivités.

Logiciel de gestion documentaire

Gestion Electronique de Documents Open Source FlexiGEDParmi les solutions de GED qui existent les solutions Pulsar Informatique a développé sa propre solution Open Source FlexiGED qui lui permet une flexibilité et une ouverture inégalée pour les TPE, collectivités et PME. Pour résumer FlexiGED propose:

  • L'accessibilité de vos documents depuis tout périphérique (fixe ou mobile) connecté au web
  • L'intégration 100 % naturelle dans votre site, intranet ou extranet
  • Le classement et la présentation de ces documents selon vos propres critères de classification
  • L'indexation et la recherche de vos documents selon des tags et champs dédiés à chaque projet
  • La gestion de versions des documents avec des notifications emails et une gestion fines des droits d'accès
  • La création de formulaires en ligne pour la dématérialisation de vos processus métiers selon des workflows métiers

CMS, ECM et Gestion Electronique des Documents

Depuis des années Pulsar travaille avec les CMS (Joomla! en tête) pour gérer des documents électroniques à destination de sites web. Nous étendons cette expertise à l'ECM (Entreprise Content Management) pour traiter les documents électroniques au sens large. La gestion documentaire open source que nous proposons est donc un prolongement naturel de nos activités web étendues aux intranets et extranets. En s'appuyant sur la puissance du couple Joomla! Seblod nous définissons un document comme un type de contenu spécifique avec des gestions d'états, versions, worklows, indexation etc... C'est cette flexibilité qui nous permet de traiter dans la solution ged autant les documents électroniques que la dématérialisation de processus métiers toujours dans un souci de personnalisation au besoins de chaque client.

Votre Gestion Documentaire sur mesure

Fort de notre compétence en développement web Open Source Pulsar propose des solutions de gestion électronique de documents dédiées pour chaque client. En partant d'un noyau modulaire que nous adaptions à chaque projet nous développons une GED OpenSource qui puisse s'intégrer d'une part dans votre système d'information mais aussi dans votre site web, intranet ou extranet. Conscient que sous le vocable de GED beaucoup de notions très variées cohabitent (numérisation, indexation, classement, recherche, workflows, dématérialisation de processus, etc...) nous apportons des réponses sur mesure et très simples à chacun. Ainsi nous permettons un accès à des fonctions essentielles de GED sans la lourdeur de solutions commerciales moins flexibles. 

Solution GED référencée

Pour aller plus loin ...

  • Solutions de GED Open Source:

    Voici quelques solutions de Gestion Electronique de Document (GED) Open Source. Nous listons ici des solutions très répandues comme Alfresco, Nuxeo, Maarch, Jahia, Knowledge Tree. Dans les technologies et solutions de GED Open Source nous présentons aussi notre solution de GED sur mesure FLexiGED 100% intégrée dans votre site internet, intranet ou extranet.

  • Fonctions d'une GED Open Source:

    A quoi sert une GED (Gestion Electronique de Documents) Open Source ou propriétaire ? Cette rubrique aborde les notions de workflow, contrôle de version, l'acquisition et la numérisation des documents, leur indexation ainsi que la gestion des métadonnées. Les fonctions d'une GED Open Source sont aussi présentées sous l'angle des moteurs de recherche, le classement et les référentiels de classement.

  • Pourquoi une GED:

    Quels sont les concepts d'une GED ? Apres une présentation de l'historique de la GED vous saurez répondre à la question pourquoi une GED ? Qu'apporte l'Open Source à la GED ? Au delà de l'accessibilité aux fichiers et documents, c'est toute la dématérialisation des processus de l'entreprise dont il s'agit ici. Les enjeux d'une GED pour la qualité et la productivité sont alors clairement établis.

  • Accès à une GED:

    Comment utiliser une GED ? Quelles sont les modalités d'accès et d'intégration dans votre système d'information ? L'accès web à vos documents comme son édition webdav depuis le navigateur sont des motivations majeures pour le passage à une GED. Les modalités d'accès d'une GED renferment aussi les questions d'authentification SSO et les modes d'accès en cloud des solutions SAAS.

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