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fonctions ged open sourceNous listons ici les principales fonctions qu'on est en droit d'attendre d'une solution de GED Open Source.

Acquisition et numérisation

Tous les documents manipulés ne sont pas numériques. Il est donc important de disposer d'une chaîne de numérisation intégrée au cycle de vie des documents informatique.

Classification des documents

Le principe d'une GED est de permettre la classification des documents selon des critères à définir cas par cas. Le système doit proposer des règles de tags, filtres et classification suffisament flexibles pour permettre d'atteindre l'objectif.

Partage des documents

Un des enjeux d'une GED est de permettre de partager un document, selon des droits à définir, sans duplication mais avec un contrôle de version et de suivi des modifications.

Recherches avancées

Bien sûr la classification sert avant tout à pouvoir retrouver les documents selon des critères personnalisés par utilisateur.

Archivages

La fin de vie d'un document correspond à son archivage qui peut même aller jusqu'à un archivage à valeur probante (coffre fort électronique)

Workflows et cycle de vie

Un document est une pièce vivante qui subit des altérations par divers acteurs selon un workflow et des droits à définir.

Pour aller plus loin ...

  • Gestion des droits:

    La gestion des droits passe, le plus souvent, par l’association d’autorisations sur des éléments de la base documentaire. Ces autorisations permettent de définir un ensemble de droits pour un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs.La gestion des droits passe aussi par une granularité des droits et contrôles d'accès des profils. Dans certains cas ils héritent des paramètres issus d'un annuaire LDAP en SSO.

  • Contrôle de version dans une GED:

    La gestion des versions d’un document est l’une des fonctions de la GED qui apporte un bénéfice important. Généralement sans une Gestion Documentaire les utilisateurs se font des copies des fichiers qu'ils s'échangent par mail. La duplication sur le réseau et dans les différentes boites mail rend le suivi des version impossible. La gestion de versions permet donc à la fois de tracer les évolutions d’un document, et, par un système de réservation (check-in/check-out), de garantir qu’un utilisateur ne puisse prendre la main sur un document et le modifier s’il est déjà en cours d’édition.

  • Acquisition et numérisation:

    Qu'est-ce que la numérisation d'un document réel ? Dans un cadre d'entreprise, la numérisation est souvent entendue comme la transformation d'un document papier (texte ou image) en document électronique. L' acquisition et numérisation des documents vise plusieurs objectifs et se concrétise avec plusieurs types de formats numériques.

  • Indexation et métadonnées:

    Lien entre type de document et métadonnées. Comment les métadonnées sont utilisées pour l'indexation et la recherche des documents de la GED ? Quand utilise-t-on une indexation manuelle ou automatique ? Le sujet de l' indexation et métadonnées est essentiel pour l'exploitation des documents. Automatisation des métadonnées.

  • Moteurs de recherche:

    La fonction de recherche est évidemment centrale dans les projets de GED. Il s’agit souvent de la fonctionnalité la plus utilisée et la plus importante pour les utilisateurs. Les moteurs de recherche prennent diverses formes comme la navigation par arborescence, la recherche sur intervalle de dates, la recherche simple, la recherche par référence, la recherche fédérée etc..

  • Référentiel de classement:

    Brique centrale de l'indexation et de la recherche des documents d'une GED, le référentiel de classement couvre les notions de lexique, plan de classement, thésorus entre autres. Le référentiel de classement est très lié à la façon dont on veut manipuler les documents dans une approche métier. La gestion multi-référentiel est ici aussi abordée.

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