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Parmi les processus de l'entreprise à dématérialiser dans une GED Open Source, on peut citer les ceux qui concernent l'approvisionnement des matières premières, la validation électronique et tout ce qui concerne la supply chain.

Processus certificat matière première

Dans les processus de fabrication, le besoin de suivre les éléments constituant les produits est important. Dans un objectif de qualité, il est nécessaire de retrouver aisément la provenance et les caractéristiques de ces éléments. C’est le cas des matières premières qui sont livrées avec un certificat de composition. Des documents équivalents comme les tests subis par un composant électronique accompagnent sa livraison. Par exemple, dans l’aéronautique, les tests des microprocesseurs accompagnent celui‐ci jusqu’au montage de l’avion.


Le certificat de composition suit le processus suivant :

  • Réception du certificat lors de la livraison des matières premières
  • Archivage du certificat
  • Association du certificat au processus de fabrication dans un objectif de traçabilité
  • Après utilisation des matières premières dans la fabrication, le certificat doit accompagner le BL du produit fini ou semi‐fini


En imaginant des produits constitués de plusieurs dizaines de matières premières, faire une livraison avec les bons certificats est un réel défi. Pour assurer un processus de qualité, le certificat doit être étroitement associé à la gestion de production et être scanné dès son arrivée. Il doit ensuite être classé avec les bons critères (exemples : numéro de lot et numéro de coulée, numéro de série). Ces critères sont ensuite associés à la gestion de production pour garantir la traçabilité et fournir de nouveau le certificat lors de la création du bon de livraison du produit fini. L’association d’une GED et d’une gestion de production offre une amélioration de la qualité et une meilleure productivité.

 

Processus validation électronique et l’utilisation d’un document de fabrication

Pour les entreprises, la dématérialisation des échanges est en passe de devenir une règle de fonctionnement grâce à la banalisation de la signature électronique qui résout une partie des difficultés juridiques propres à la dématérialisation des flux documentaires. Mais ceci les oblige à multiplier les infrastructures de communication et de partage : intranets, portails, espaces collaboratifs, etc. Finalement quel que soit le moyen par lequel le document intègre le système de gestion, il peut souvent passer par une chaîne de validation ou workflow afin d'aboutir à une version finale approuvée par les utilisateurs concernés. Qu’il s’agisse de documents industriels (dossiers de fabrication, plans CAO, certificats matières, agréments…) ou de documents commerciaux (courriers clients, mail, contrats de maintenance, cahiers des charges…) ou bien encore de manuels qualité (procédures, processus, …) tous les documents et données de l’entreprise peuvent être conservés dans le « coffre‐fort informatique » de leur outil de GED. L’accès aux données de l’entreprise est ainsi sécurisé et accessible aux utilisateurs selon des profils paramétrables déterminés par l’entreprise.

Le Workflow lié à la validation d'un document est lui aussi paramétrable et prend en compte les droits d'accès et les profils des utilisateurs du système ; il agit le plus souvent sur le statut, la version et la visibilité du document. Ce type d'outil permet ainsi de formaliser les règles métier de l'entreprise afin d'automatiser la prise de décision. Cette utilisation de la validation électronique du document ainsi que l’utilisation d’un document de fabrication ainsi dématérialisé est pour l’entreprise un facteur de rationalisation des procédures métier comme un facteur de réduction avéré des coûts.

 

Processus Supply Chain

L’importance de processus logistiques amont et avals efficaces est connue dans l’industrie. Leur bonne gestion diminue les temps de réponse, les coûts de revient et le service client perçu. Parmi ceux‐ci, le processus d’expédition avec dématérialisation vers le client se décompose souvent ainsi :

  • Préparation de la commande client
  • Impression étiquettes logistiques (SSCC, ODETTE, …)
  • Impression du bon de livraison pour accompagnement des colis
  • Envoi de l’avis d’expédition électronique vers le client
  • Chargement camion
  • Réception par le client de l’avis d’expédition électronique
  • Réception de la marchandise
  • Scan code des étiquettes logistiques
  • Recoupement des informations de l’avis d’expédition électronique et de la réception physique des marchandises


L’association d’un flux d’information dématérialisé, des étiquettes logistiques et du flux physique de marchandise fluidifie un tel processus. Les gains possibles sur le processus d’expédition client le sont aussi sur le processus de réception fournisseur.

 

 

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