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Qu'est-ce que Sharepoint ?

Sharepoint avec office365 Sharepoint, livré avec l'offre Office 365 de Microsoft et que nous installons et configurons dans le cadre de la maintenance des réseaux de nos clients, est le back office souvent méconnu des outils frontaux célèbres Word, Excel et Powerpoint. Même si ces derniers sont très largement utilisés de façon autonome avec des fichiers stockés dans des répertoires réseau, leur potentiel est décuplé avec Sharepoint qui apporte de nombreuses réponses à des problèmes souvent rencontrés avec une architecture standard:

  • travail collaboratif sur un même fichier
  • gestion des versions d'un fichier
  • workflow paramétrable de validation d'un fichier
  • accès aux fichiers depuis un site distant par le web
  • accès sur les périphériques mobiles
  • recherche full texte et pas seulement sur le titre du fichier
  • classification des fichiers par des tags en plus des répertoires

 Sharepoint représente pour les outils bureautique ce qu'Exchange est pour Outlook: une mise en base de données de vos documents qui permet ce qu'un simple système de fichiers réseau ne peut fournir: classement, recherche, collaboratif, accès web etc...

Sharepoint et le Cloud Microsoft

Sharepoint est un logiciel propriétaire Microsoft qu'on peut soit installer sur un serveur sur site soit exploiter depuis le Cloud Microsoft. L'offre Microsoft est très largement réorientée vers les solutions cloud computing qui permettent :

  • la garantie de continuité de services 24/24 7/7
  • l'économie des frais de maintenance d'un serveur sharepoint (matériel et logiciel) sur site
  • la scalabilité de la solution (vous payez selon le besoin,qui peut augmenter ou diminuer selon le nombre d'utilisateurs)

Exploiter Sharepoint Online c'est aussi l'assurance de se concentrer sur les services apportés à l'entreprise plus que sur la maintenance de la solution. On peut choisir une version sur site mais les coûts d'infrastructure (serveur matériel, logiciel, redondance, continuité de service et d'accès etc...) reviennent nettement plus chers que la solution Cloud.

Projet GED avec Sharepoint

La mise en place d'une Gestion Electronique de Documents est un projet qui dépasse l'installation et la configuration d'un outil informatique. Elle révèle les processus internes ou externes de l'entreprise et leur informatisation est l'occasion d'une remise à plat de ces processus et workflows de validation. 

C'est donc un véritable projet d'entreprise qui requiert l'impulsion et l'implication de la direction car avec la GED les méthodes de travail de l'entreprise sont modifiées. Un accompagnement au changement est aussi nécessaire pour aider les personnels à adopter le nouvel outil.

Intégration dans votre site web

Notre expertise Joomla! nous permet de vous proposer une communication bidirectionnelle entre votre intranet ou votre GED Sharepoint et votre site web avec le CMS Joomla!

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